Access 2007 «без воды»: Все что нужно для уверенной работы [Р. Г. Прокди] (pdf) читать постранично, страница - 2

записи..........................................................145
5.4.3. Удаление записи.............................................................148
5.5. Резюме................................................................................................. 151

Глава 6. Запросы на выборку . ............................................... 153
6.1. Создание запросов.............................................................................. 155

6.1.1. Создание с помощью Мастера........................................156
6.1.2. Создание запроса в Конструкторе..................................159

Глава 7. Создание отчетов .................................................... 164
7.1. Создание нового отчета....................................................................... 165
7.2. Автоматическое создание.................................................................... 166
7.3. Создание с помощью Мастера............................................................. 169
7.4. Создание пустого отчета ..................................................................... 179
7.5. Создание в Конструкторе..................................................................... 184

Глава 1.
Что такое Microsoft Access 2007
и базы данных

1.1. Основные понятия и термины
На работе и в личной жизни мы постоянно получаем огромное количество информации, которую необходимо определенным образом
систематизировать: компоновать, сортировать и хранить, обеспечивая при этом удобство ее использования. Применяя компьютер,
можно существенно облегчить себе выполнение этих задач, автоматизировав большинство связанных с ними операций. Для этой цели
и предназначена программа Microsoft Access, являющаяся мощным
средством для работы с базами данных.
Под базой данных обычно понимают некоторое хранилище информации, включающее в себя множество однотипных элементов
с различными свойствами, которые сгруппированы по определенным признакам. База данных может быть сформирована, например,
из списка сотрудников, заказчиков, расчетных ведомостей, сведений
о дорожных происшествиях в этом году и т.д.
Чаще всего базы данных ведутся коммерческими организациями,
которые в них накапливают и обрабатывают информацию бухгалтерского и складского учета, формируют внутренние и внешние документы, а также решают другие задачи. Однако применение базы
данных этими целями не ограничивается – везде, где необходимо
хранить и обрабатывать большие объемы информации, использование компьютерной базы данных поможет существенно облегчить эти
задачи.

Глава 1. Что такое Microsoft Access 2007 и базы данных

11

Программа Microsoft Access 2007 является мощным средством для
создания баз данных различного назначения и работы с ними; это
средство просто и удобно в работе, несмотря на то, что предоставляет
огромное количество возможностей. С помощью данной программы можно хранить и систематизировать данные, что позволяет легко
ориентироваться в них и быстро находить нужные сведения.
Также, используя Microsoft Access, несложно и обновлять данные, то
есть приводить в соответствие с фактическим положением дел – достаточно изменить только один из параметров, и программа автоматически обновит все данные, которые его касаются. Если необходимо
отобрать и просмотреть некоторые сведения о различных элементах
базы данных, программа может создать сводную таблицу, которая
будет содержать только необходимую информацию.
Программа Microsoft Access 2007 в своей работе использует так называемые «реляционные базы данных» - когда все разновидности
обрабатываемой информации сгруппированы во взаимосвязанные
таблицы. Работа с такой базой данных сводится к манипулированию
таблицами – заполнению и изменению ячеек, объединению и внедрению элементов одних таблиц в другие.
Таблицы реляционной базы данных формируются на основе информации об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте. Столбцы таблицы, в свою
очередь, формируются на основе характеристик объектов, носящих название атрибутов. Строки таблицы носят название записей.
Записи должны иметь одинаковую структуру. Эта структура представляет собой поля, в которых и хранятся атрибуты. Каждое поле
должно содержать одну характеристику объекта. Для поля определяется тип данных. При этом набор записей содержит одинаковые поля, но значения атрибутов в них различаются.
Microsoft Access позволяет извлекать информацию из большого количества таблиц одновременно и выводить ее в сводный отчет, который далее можно обрабатывать по своему усмотрению. Типичный
пример - две таблицы, одна из них содержит персональные сведения
о работниках, а другая – сведения об их служебных обязанностях.

12

Access 2007 «без воды»

Достаточно, чтобы обе таблицы содержали один общий ключ (фамилию каждого служащего, его табельный номер или код), и можно
формировать реляционную базу данных.
Связи между таблицами в реляционных базах данных определяются
по совпадению значений полей. Отношение “один-ко-многим” означает, что одной записи в таблице может соответствовать несколько
записей в связанной таблице.
Отношение “многие-ко-многим” подразумевает множественные
отношения между записями связанных таблиц. Отношение “одинк-одному” – редкость в